Apostilla o Apostille

Un' Apostille è un timbro speciale apposto da un'autorità che certifica che un documento è una copia conforme dell'originale. Le Apostille sono disponibili nei paesi firmatari della Convenzione dell' Aja riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, meglio nota come Convenzione dell' Aia.

La Cnvenzione dell- Aia, firmata nel 1961, sostituisce la lunga e laboriosa procedura della legalizzazione di documenti in vigore fino ad allora, secondo la quale ci si doveva recare presso quattro autorità diverse per far certificare un documento.  Se apre un conto bancario offshore per posta, la banca non vedrà l'originale del suo passaporto. Gli impiegati che lavoreranno alla sua domanda dovranno essere sicuri che la copia sia conforme all'originale. Ogni banca ha definito il proprio modo di stabilire se la copia del passaporto sia accettabile ai fini dell'apertura di un conto. Alcune banche accettano una copia del passaporto autenticata (legalizzata, certificata) da un notaio pubblico, ma la maggior parte richiederà l'apposizione sul documento di una Apostille. Ogni paese firmatario della Convenzione dell' Aja ha designato un'autorità all'interno del proprio territorio che possa apporre Apostille. Negli Stati Uniti, per esempio, è l'ufficio del segretario di stato. In pratica, dovrà contattare un notaio per ottenere una Apostille. Ci sono però dei notai che potrebbero non conoscere bene la procedura - potrebbero quindi proporre una forma sostitutiva che conoscono meglio.

Se il documento non riporta in caratteri maiuscoli il termine "apostille", non si tratta della procedura giusta. Ricordi inoltre che non è obbligato a spiegare al notaio il motivo per cui richiede una Apostille - dovrà solo dire che ne ha bisogno. Tenga infine presente che alcuni paesi non hanno firmato questo trattato e quindi non offrono la possibilità di ottenere l'Apostille.  In genere gli studi legali forniscono la documentazione già Apostillata. Una Apostille può servire quando viene richiesta la copia di un documento ufficiale straniero. Per es. per matrimoni, adozioni, successioni ereditarie, ma anche per semplici contratti internazionali. L'Apostille è una legalizzazione ufficiale del fatto che il documento è una copia conforme all'originale. Non certifica tuttavia la correttezza del contenuto del documento originale.  Se le è stata richiesta l' apostille per autenticare la copia del suo passaporto, la banca non accetterà alcuna forma sostitutiva. Se non riesce ad ottenerla, si metta in contatto con lo studio legale che le ha registrato la società, per vedere se ci sono altri modi per la legalizzazione di documenti. Non perda tempo cercando di ottenere un qualunque altro tipo di timbro ufficiale - non andrà bene e la banca non le aprirà il conto.

La gamma di documenti per i quali si può superare l’esigenza della legalizzazione di documenti mediante la apposizione dell’apostilla è amplissima è comprende i documenti rilasciati da autorità o da un funzionario dipendente da una amministrazione dello stato, compresi quelli dei tribunali, comuni, registri pubblici, anagrafe, ecc.

Ogni Paese aderente indica quali sono le autorità competenti a rilasciare l’apostilla. Per quanto riguarda l’Italia: gli atti notarili, giudiziari e dello stato civile, competente è il Procuratore della repubblica presso i Tribunali nella cui circoscrizione gli atti sono formati.
Per gli atti amministrativi (firma del Sindaco etc.), invece, competente è il Prefetto del luogo in cui l’atto è emesso (fanno eccezione la Val d’Aosta, in cui è competente il Presidente della Regione, e le Provincie di Trento e Bolzano, per cui è competente il Commissario di Governo).
L’apostilla non è necessaria quando il Paese da cui proviene l’atto straniero ha aderito ad una convenzione internazionale, bi- o pluri-laterale che la esclude.

I paesi che hanno aderito alla convezione dell’Aia sono:
Andorra, Antigua, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan,
Barbuda, Bahamas, Barbados, Belize, Bielorussia, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brunei, Bulgaria
Cipro, Colombia, Croazia
Dominica
El Salvador, Estonia
Federazione Russa, Fiji, Finlandia
Germania, Giappone, Gran Bretagna, Grecia, Grenada
Honduras, Hong Kong
Isole Marshall, Israele
Kazakhstan
Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo
Macao, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Messico, Monaco
Namibia, Niue, Norvegia, Nuova Zelanda
Olanda
Panama, Portogallo
Repubblica Ceca, Repubblica Dominicana, Romania
Saint Kitts e Nevis, Saint Vincent e Grenadine, Samoa, San Marino, Santa Lucia, Seychelles, Serbia e Montenegro, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Suriname, Svezia, Svizzera, Swaziland, Stati Uniti d’America, Sud Africa
Tonga, Turchia, Trinidad e Tobago
Ucraina, Ungheria
Venezuela

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